Cómo los diseñadores de espacios de trabajo están propiciando que la gente regrese a la oficina

Hablamos con Rémi Calvayrac, Director de Work Dynamics Francia y Director de PDS Francia, BeNeLux y Países Nórdicos de JLL, y Adrian Davidson, Director de Diseño para EMEA de Tétris, para averiguar cómo está afectando al lugar de trabajo el "reto de la capacitación híbrida".

¿Cuál es el mayor cambio que observas en los proyectos que se presentan para lugares de trabajo?

Rémi Calvayrac: Lo que más ha cambiado es la forma de enfocar los proyectos. Antes trabajábamos con equipos especializados de un área de negocio del cliente. Pero ahora, gestionar los procesos de gobierno de las partes interesadas y la toma de decisiones es más complejo. Tenemos que reunir a toda la organización e investigar a fondo para ofrecer lo que se necesita desde la perspectiva de un lugar de trabajo híbrido.

Todo ello se debe a que la oficina se ha convertido en un activo estratégico. Lo que quiero decir es que las organizaciones se han dado cuenta de que el lugar de trabajo no es solo un elemento fijo y un lugar donde colocar escritorios.

Adrian Davidson: Estoy de acuerdo. Tradicionalmente, los departamentos de TI, RRHH e inmobiliario estaban bastante aislados. Pero las empresas se han dado cuenta de que tiene que ser como una orquesta: tocamos instrumentos diferentes, pero todos tenemos que tocar la misma melodía para que el lugar de trabajo funcione con eficacia. Nuestro papel es ser el director de orquesta, uniéndolo todo para el cliente.

Algunas empresas fueron las primeras en adoptar modelos flexibles basados en la actividad, pero COVID-19 cambió radicalmente la forma de trabajar. Colaborar con compañeros presenciales y remotos a lo largo del día es uno de los mayores retos. Para facilitar estas transiciones fluidas a distintos tipos de trabajo, estamos creando espacios más dinámicos y utilizando tecnología que permite celebrar videoconferencias híbridas.

Los niveles de confort y acústica también han aumentado en importancia. Todos somos más sensibles al ruido después de trabajar en casa, así que estamos introduciendo más cabinas insonorizadas para las llamadas o el trabajo concentrado.

¿Cómo están rediseñando las empresas el lugar de trabajo para ofrecer a los empleados algo que no pueden conseguir en casa?

Rémi Calvayrac: Los lugares de trabajo están cambiando de muchas maneras, aunque es interesante observar que el menú de espacios destinados a distintos tipos de actividades no ha cambiado, pero sí las proporciones.

Según el reporte de JLL, el 80% de las empresas tiene previsto ampliar los espacios de colaboración. No cabe duda de que se está invirtiendo la proporción de mesas fijas en relación con el espacio de colaboración.

Adrian Davidson: No es sólo el diseño del espacio en sí, sino el nivel de servicio lo que está cambiando para que el desplazamiento al trabajo valga la pena. No sirve de nada pedir a la gente que vuelva y luego se siente en cabinas aisladas o con los auriculares puestos: las empresas necesitan una estrategia social mucho más sólida.

Los "facility managers" están adoptando una mentalidad de eventos, en lugar de limitarse a dar servicio a los metros cuadrados. Las empresas están encontrando formas de integrar rituales en el modelo de trabajo. La gente necesita sentir que pertenece a un lugar, por lo que el espacio físico se convierte en un lugar importante para crear vínculos, confianza, relaciones y amistades.

Por eso las empresas piden ahora más elementos de hospitalidad, como bares o baristas con instalaciones para tostar café en lugar de las tradicionales zonas de recepción.

Rémi Calvayrac: La dificultad consiste en que no existe una solución única para todos los sectores, empresas e incluso regiones. La asistencia a las oficinas fluctúa a lo largo de la semana, por lo que es difícil ajustar el tamaño para garantizar el acceso a los escritorios y otros espacios.

Los sistemas de reserva han entrado en juego, pero la espontaneidad y los encuentros improvisados son lo que diferencia la oficina de casa. Nadie quiere pasarse el día en una aplicación intentando reservar varios asientos.

Adoptar un enfoque participativo para comprender las necesidades de los empleados y los objetivos estratégicos de la empresa es clave para establecer los principios iniciales. Cada situación debe diseñarse a medida, y luego supervisarse constantemente, a medida que la capacidad y la utilización evolucionan con el tiempo. Ahí es donde la tecnología realmente ayuda.

El papel de los directivos también está cambiando significativamente para reunir a equipos y generaciones con un propósito y una intención, para colaborar, innovar y aprender unos de otros. Aún están intentando comprender cuál es la mejor manera de combinar equipos físicos y remotos.

¿Qué nos depara el futuro del lugar de trabajo?

Rémi Calvayrac: Las empresas son cada vez menos insulares. Están desarrollando una economía colaborativa que tiene en cuenta el valor social. Buscan conexiones con los vecindarios locales. Por ejemplo, ¿podemos abrir nuestro restaurante o gimnasio al público por la noche o los fines de semana? Es complicado, por cuestiones de seguridad, sobre todo ciberseguridad.

También se nota el cambio en el lado inversionista, con muchos más desarrollos de uso mixto. La adaptabilidad es crucial, ya que no podemos predecir los próximos 30 años, tenemos que planificar la agilidad.

Adrian Davidson: Sin duda hay más conciencia de la sustentabilidad, de no diseñar espacios para un solo uso y de utilizar la economía circular, reutilizando edificios, muebles y materiales.

Las empresas están dispuestas a ser más inventivas, empiezan a comprometerse y a abrirse para mostrar una cara amable a la ciudad y al público. Es más una mentalidad minorista que exhibe la marca.

Ya estamos trabajando con algunos clientes que quieren utilizar espacios privados en beneficio público, y no cabe duda de que veremos más en el futuro.